L’erogazione o il rimborso dei pasti da parte del datore di lavoro costituisce una componente importante delle condizioni lavorative e può avvenire attraverso diversi strumenti. Inizialmente, è possibile che il lavoratore subordinato abbia diritto a un’indennità di pasto o a un’indennità sostitutiva della mensa in base a quanto stabilito dalla contrattazione collettiva o da altri accordi contrattuali a diversi livelli. La scelta degli strumenti e delle modalità di erogazione è a discrezione del datore di lavoro, che tiene conto della gestibilità e della convenienza.
Anche in assenza di accordi contrattuali, il datore di lavoro potrebbe decidere di integrare la retribuzione fornendo servizi o rimborsi aggiuntivi per i pasti. Questa pratica non solo può rendere l’azienda più attrattiva durante la selezione del personale, ma può anche contribuire a trattenere i dipendenti attraverso politiche di welfare più ampie.
Gli strumenti a disposizione del datore di lavoro includono:
- erogazione di buoni pasto o ticket restaurant: cartacei o elettronici, con valore nominale prestabilito. Acquistati anticipatamente dal datore di lavoro e distribuiti ai dipendenti per ogni giornata lavorativa, utilizzabili presso esercizi convenzionati.
- Riconoscimento di un’indennità sostitutiva: eroga un importo fisso in sostituzione dei pasti. Può essere concesso anche in presenza di un servizio mensa, se il dipendente non ne usufruisce.
- Somministrazione del vitto tramite mensa interna o esterna: Mensa aziendale di gestione diretta o affidata a terzi. Utilizzo di strutture convenzionate esterne in assenza di servizio interno.
Il datore di lavoro può adottare più sistemi contemporaneamente in base alle esigenze organizzative. Ad esempio, l’utilizzo di ticket per una categoria di dipendenti e un servizio mensa per un’altra. Tuttavia, è generalmente escluso che uno stesso dipendente possa fruire di più sistemi nella stessa giornata lavorativa.
Per quanto riguarda l’imponibilità fiscale e previdenziale, il Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR) prevede alcune esclusioni dal reddito imponibile, tra cui le somministrazioni di vitto in mense aziendali gestite direttamente dal datore di lavoro o da terzi. Inoltre, vengono escluse alcune indennità e prestazioni sostitutive dei pasti fino a determinati importi giornalieri.
È importante sottolineare che l’utilizzo di buoni pasto può essere effettuato anche in assenza di una pausa pranzo nell’orario di lavoro, secondo le disposizioni dell’articolo 131 del D.Lgs. 36/2023. La normativa prevede anche specifiche caratteristiche per i buoni pasto, come la loro incedibilità, l’impossibilità di commercializzazione o conversione in denaro, il cumulo fino a un limite di 8 buoni e l’utilizzo esclusivo da parte del titolare per l’intero valore facciale.
L’analisi delle casistiche di esclusione dall’imponibile fiscale e previdenziale evidenzia che alcune somministrazioni di vitto possono beneficiare di agevolazioni fiscali, come nel caso delle mense aziendali diffuse, che includono anche esercizi pubblici sulla base di specifiche convenzioni con i datori di lavoro.